Форматиране в Excel (2016, 2013 и 2010 и други)
Форматирането в Excel е чист трик в Excel, който се използва за промяна на външния вид на данните, представени в работния лист, форматирането може да се извърши по няколко начина, като например можем да форматираме шрифта на клетките или можем да форматираме таблицата с помощта на стилове и форматиране на раздела, налични в началния раздел.
Как да форматирам данни в Excel? (Стъпка по стъпка)
Нека разберем работата по форматирането на данни в Excel чрез прости примери. Нека сега предположим, че имаме прост отчет за продажбите на организация, както е показано по-долу:
Можете да изтеглите този шаблон за форматиране на Excel тук - Форматиране на шаблон на Excel
Този отчет не е привлекателен за зрителите; трябва да форматираме данните.
Сега, за да форматираме данни в Excel, ще направим
- Текстът на главата на колоната е удебелен,
- Размер на шрифта по-голям,
- Регулирайте ширината на колоната, като използвате клавишната комбинация ( Alt + H + O + I ), след като изберете цялата таблица (използвайки Ctrl + A ),
- Центриране на данните,
- Приложете контурната граница, като използвате (Alt + H + B + T ),
- Приложете цвета на фона, като използвате командата „Цвят на запълване“, налична в групата „Шрифт“ на „Начало“
Ще прилагаме същия формат за последния ред „Общо“ на таблицата, като използваме командата „Форматиране на художник“, налична в групата „Клипборд“ в раздела „Начало“ .
Тъй като събраната сума е валута, трябва да форматираме същата като валутата, като използваме командата, налична в групата „Номер“, поставена в раздела „Начало“ .
След като изберем клетките, които трябва да форматираме като валута, трябва да отворим диалоговия прозорец „Форматиране на клетки“ , като щракнем върху стрелката, маркирана по-горе.
Изберете „Валута“ и кликнете върху „OK“.
Също така можем да приложим контурната граница към таблицата.
Сега ще създадем етикета за отчета, като използваме „Форми“ . За да създадем фигурата над таблицата, трябва да добавим два нови реда, за това ще изберем реда чрез "Shift + интервал" и след това ще вмъкнем два реда, като натиснем два пъти "Ctrl +" + " .
За да вмъкнем фигурата, ще изберем подходяща фигура от командата „Shapes“, налична в групата „Illustration“ в раздела „Insert“ .
Създайте фигурата според изискването и със същия цвят като главите на колоната и добавете текста върху фигурата, като щракнете с десния бутон върху фигурите и изберете „Редактиране на текст“
Можем също така да използвате "Формат" контекстното раздела за форматиране на формата с помощта на различни команди като "Форма Outline" , "Shape Fill" , "Текст на запълване" , "Текст Outline" и т.н. Ние също така може да се прилага на Excel за форматиране на текст с помощта на команди, налични в групата „Шрифт“, поставена в раздела „Начало“ .
Също така можем да използваме „Условно форматиране“, за да привлечем вниманието на зрителите за продавач „Топ 3“ и продавач „Отдолу 3“ .
Така че форматирайте клетките, които се нареждат в топ 3 със Зелено запълване с тъмно зелен текст
Също така, форматирайте клетките, които се класират в дъното 3, със светло червено с тъмно червен текст
Можем да приложим и друга опция за условно форматиране, която е „Ленти с данни“ .
Можем също да създадем диаграмата за показване на данните, която също е част от „Форматиране на данни в Excel“.
Клавишни комбинации за форматиране на данни в Excel
- За да направите текста получер : Ctrl + B или Ctrl + 2.
- За да направите текста в курсив : Ctrl + I или Ctrl + 3
- За да направите текста подчертан: Ctrl + U или Ctrl + 4.
- За да увеличите размера на шрифта на текста: Alt + H, FG
- За да намалите размера на шрифта на текста: Alt + H, FK
- За да отворите диалоговия прозорец „Шрифт“: Alt + H, FN
- За да отворите диалоговия прозорец „Подравняване“: Alt + H, FA
- За центриране на съдържанието на клетката: Alt + H, A, след това C
- За да добавите граници: Alt + H, B
- За да отворите диалоговия прозорец „Форматиране на клетка“: Ctrl + 1
- За да приложите или премахнете зачеркване Форматиране на данни Excel: Ctrl + 5
- За да приложите контурна граница към избраните клетки: Ctrl + Shift + Ampersand (&)
- За да приложите формата на процента без десетични знаци: Ctrl + Shift + Percent (%)
- За да добавите несъседна клетка или диапазон към селекция от клетки, като използвате клавишите със стрелки: Shift + F8
Неща за запомняне
- Докато форматирането на данни в Excel прави заглавието да се откроява, добро и смело, и се уверете, че то казва нещо ясно за съдържанието, което показваме. След това увеличете малко главите на колоните и редовете и ги поставете във втори цвят. Читателите бързо ще сканират заглавията на колоните и редовете, за да получат представа как е организирана информацията в работния лист. Това ще им помогне да разберат кое е най-важното на страницата и къде трябва да започнат.