Какво е дневник за покупки?
Дневниците за покупки са специални списания, използвани от организацията за проследяване на всички покупки на кредит. Известна е още като Книга за покупки или Книга за покупки. Докато кредитните транзакции се записват в Книгата за покупки, покупките в брой се записват в общ дневник. Струва си да се спомене, че в такива списания се записва само кредитната покупка на стоки и всички капиталови разходи са изключени.
Повечето организации имат отделен отдел за покупки, който се грижи за цялостния процес на закупуване, който е идентифицирането на необходимите стоки, класификация, задаване на оферти, подаване на поръчката и потвърждаване на получаването на стоки, съответстващи на желаното описание.
Компоненти на запис в дневника за покупки
# 1 - Две партии
При всяка покупка има две страни, купувач и продавач. И двете страни се съгласяват на цена, която се заплаща от купувача за стоки или услуги. Тази покупна цена е сумата на транзакцията за всички дневници за покупки. Лицето или организацията, от която е направена покупката, се нарича Доставчик и когато покупката е на кредит, Доставчикът ще се появи като кредитори в баланса до момента на извършване на плащането.
# 2 - Покупка на кредит
Организацията придобива различни стоки и услуги от множество доставчици. Когато стоката е закупена на кредит, се публикува следната публикация - Да кажем, че X Ltd. е закупила стоки на стойност $ 500 от Y Ltd.
При извършване на плащането -
# 3 - Фактура
Фактурата е документ, който се издава от продавача на купувача. Това е подробен документ. Той съдържа датата на фактура, име и адрес на доставчика, име на организацията, към която се таксува, адрес и име на организацията, в която стоката е изпратена, количество и описание на стоките, начин на плащане, необходим на доставчика, валутата на фактурата, данъците и др. Фактурата е важен документ, който е проблем заедно със стоките и когато стигне до купувача, купувачът ще съпостави получените стоки с поставената Поръчка за покупка.
# 4 - Отдел за покупки
Повечето организации имат отделен отдел за покупки, който отговаря за набавянето на стоки. Така че, когато някое лице или отдел се нуждае от някакви стоки, те трябва да изпратят заявка до отдела за покупки, ако стоките вече са налични в склада или склада, отделът за покупки ще издаде стоките. Ако стоките не са налични, екипът за закупуване ще идентифицира Доставчика, който е специализиран в необходимите стоки, и той ще направи поръчката. След като поръчката пристигне, те ще проверят дали тя съответства на необходимото описание, а количеството съответства на заявеното. След като отделът за покупки потвърди, че стоките са получени, фактурата отива в сметки за плащане.
# 5 - Кредитна бележка
В случаите, когато доставените стоки не отговарят на описанието, имат проблеми с качеството или повреда и Купувачът трябва да ги върне на Доставчика. Тогава Доставчикът ще издаде документ, наречен Кредитна бележка, който ще бъде коригиран спрямо плащанията на стоки в бъдеще. Да приемем, че X Ltd. върна стойност на стойност $ 1000 и Y Ltd. издаде кредитна бележка за тази стойност. Следващият път, когато X Ltd. ще закупи $ 5000, трябва да плати само $ 4000, тъй като $ 1000 ще бъдат коригирани спрямо кредитната бележка.
# 6 - Книга за покупки
Книгата за покупки записва всички покупки на кредит на едно място и там са посочени подробности за доставчиците, номер на фактура, валута, количество и други подробности. Салдата за тези Доставчици от Книгата за покупки се прехвърлят в отделни счетоводни книги и общата сума на разходите се дебитира по сметка за разходи. Това е една от основните книги в процеса на водене на счетоводството, която е от съществено значение при изготвянето на балансите на счетоводните книги, пробното салдо и окончателните сметки. По-долу има примерна книга за покупки XYZ Ltd за август 2019 г. В този случай салдата от $ 500, $ 1000 и $ 2000 ще бъдат осчетоводени в отделните счетоводни книги на Nike, Adidas и PUMA Ltd. Също така, сметката за покупка ще бъде дебитирана с $ 3500.
Предимства на дневниците за покупки
- Подробностите за всички доставчици се намират на едно място, което помага за съгласуване на балансите на счетоводната книга и пробния баланс
- Лесно поддържане и проследяване на данни за анализ на доставчика
- Общата покупка на кредит и видът на покупката се намират на едно място
- Основен документ за гладкото функциониране на отдела за покупки
- По време на одитите в края на годината намирането на номера на фактури, свързани с доставчици, става достъпно от дневниците за покупки
- Една от известните и широко поддържани книги
Недостатъци на дневниците за покупки
- Необходим е отделен счетоводител, който струва време и пари
- Ако в книгата за покупки е избран грешен акаунт на доставчик, това води до грешка при подготовката на пробното салдо и окончателните сметки
Заключение
Списанията за покупки са жизненоважна и съществена част от счетоводния процес на всяка организация. Когато се прилага внимателно, озвучителната система ще помогне за покупки точно навреме, което ще доведе до спестяване на време и пари. Също така, анализът на покупките, извлечен от тези списания, помага при договарянето на нови договори. Списанията за покупки също помагат при управлението на кредиторите, проследяването на състоянието на върнатите стоки, кредитните бележки и актуализираните баланси на регистрите на доставчиците, всички от които са необходими, за да бъде бизнесът успешен и актуален. Той също така помага за улесняване на одита, като предоставя данните, необходими на одиторите.