Книга на задълженията (дефиниция, примери) | Стъпка по стъпка

Дефиниция на книга за задължения

Книга на задълженията, известна също като книга на кредитора, е дъщерната книга, която изброява подробностите за различните доставчици или продавачи на компанията заедно със салдата им по сметките, като подчертава непогасената сума, дължима от компанията.

Той проследява конкретна платежна информация за всяка фактура, включително:

  • Датата на фактурата
  • Номер на фактура
  • Име на доставчика / доставчика
  • поръчано количество
  • Платима сума

Салдото по сметката на главната книга за задължения се сравнява с крайното салдо на счетоводната книга, за да се гарантира, че и двете сметки съвпадат. Такова сравнение е направено като част от процеса на закриване в края на периода (тримесечно / годишно).

Пример за книга за задължения

Нека анализираме долния пример за повече разбиране:

Транзакциите за покупка на Titan Sports Gear Company са:

  • 12 март: Закупени 20 000 щатски долара стоки с условия на 2/15 n 45, FOB дестинация от доставчиците на Mighty Sun
  • 18 март: Върнати стоки на стойност $ 3 000, които бяха повредени по време на пратките на 12 март.
  • 27 март: Платено за стоките от покупката на 18 март от доставчиците на Mighty Sun минус връщането и отстъпката.

Счетоводните транзакции са записани по метода на непрекъснатите инвентаризации в следните записи на счетоводни сметки:

Вестник за покупки

Инвентаризация на стоки климатик Д-р …………………………………………… 20 000 долара

                Задължения за климатик …………………………………………………………… 20 000 щатски долара

Вестник за изплащане на пари

Общ дневник

Тези списания ще бъдат публикувани по-нататък в Сметки за плащане, както е показано по-долу:

Сметка на доставчика: Доставчиците на Mighty Sun

Книгата на продавача / дъщерното дружество съответно ще бъде актуализирана за доставчиците на Might Sun като:

Както можем да видим от горните таблици, салдото на доставчика за доставчиците на Mighty Sun е $ 0 (NIL), а салдото по сметките също е $ 0 (NIL). Тъй като и двамата съвпадат точно, не е важно да се изготви цял график на задълженията. Ако има някаква сума на салдото, ще се изисква отделен график на задълженията. 

Третирането на вземанията също би било по подобен начин.

Необходимо е обаче да се внимава и да се поддържа последователност. Този пример е само за един доставчик и един месец. Може да има множество вписвания и множество доставчици за фирма. Следователно трябва да има подходящ механизъм без място за грешки, тъй като помирението може да бъде трудна задача.

Проблеми в съвпадението

По-долу са начините, чрез които контролът на Главната книга може да излезе от синхрон със задълженията към сметките:

  1. В една от книгите е направен ръчен запис и не е поддържан друг запис. Това ще затрудни помирението.
  2. Публикуването в Главна книга (GL) от модула за задължения по сметки може да е било изключено в даден момент от време. Това е особено в случай на компютъризиран запис на записи.
  3. Задача за осчетоводяване може да е била прекъсната поради човешка грешка или прекъсване на захранването по време на задачата. Дневникът на транзакциите трябва да се вземе предвид при внасяне на баланс. В случай че липсва пълна партида, историята на фактурите трябва да се сравни с дневника.
  4. Има възможност всички публикации да се случват успешно по време на влизане, но файлът се е повредил в междинния период. Като метод за предотвратяване копията на файла трябва да се съхраняват във физически или електронен формат.

Предимства на отчетната книга

  • Тази книга може да предложи бърза снимка на текущите салда на доставчика.
  • Полезен е като модел за вътрешен контрол и одит.
  • Мениджърите и счетоводителите могат да сравняват допълнителния баланс с баланса на главната книга за предотвратяване на грешки.
  • Освен това помага за разделянето на задълженията между служителите. Ще има отделен служител, който записва транзакцията и друг, който проверява за потенциални грешки. Той ще осигури ефективност и силен вътрешен контрол.
  • Тази информация може да се използва за създаване на отчет за остаряването, който допълнително ще показва името на продавача с индивидуални просрочени известия. Той също така подчертава непогасената сума за всяка фактура, която е останала неплатена. Промените в паричния поток, причинени също ще бъдат подчертани.
  • Освен това, ако има увеличаване на броя на закъснелите фактури, това може да подчертае проблеми със събирането на вземанията. Той посочва, че клиентите отнемат повече време от обикновено, за да платят, което може да изисква незабавно внимание.

Заключение

Съществуването на счетоводна книга за сметки не е задължително, но е за предпочитане за поддържане на счетоводните книги чисти и организирани. Такива счетоводни книги помагат за проследяване на вземанията и дължимите плащания в продължение на няколко години. Това е критичен инструмент и по време на одитния процес и може да бъде успешно свързан в случай на разследване на отделни записи.

Оторизирани счетоводители или лица със специалност търговски опит могат да изпълняват такива задачи, което улеснява малките офиси и продавачите да поддържат такива сметки.