Какво представляват заключителните записи в счетоводството?
Затварящи записи в счетоводството са различните записи, направени в края на всяка счетоводна година с цел анулиране на салдата по всички временни сметки, създадени през отчетния период и прехвърляне на салдото им в съответната постоянна сметка.
С прости думи, Заключващите записи са набор от записи в дневника, направени в края на счетоводния период за преместване на салда от временни сметки на дневника, като приходи, разходи и теглене / дивиденти към сметки на постоянни книги.
- Това е като нулиране на салдата по временните сметки на нула, за да стане чисто, за да се използва през следващия счетоводен период, като междувременно се удрят балансовите сметки с техните салда. Известно е също като затваряне на книгите и честотата на затваряне може да варира според размера на компанията.
- Голяма или средна фирма обикновено избира месечно приключване, за да изготви месечни финансови отчети и да оцени ефективността и оперативната ефективност. Въпреки това, малка фирма може да премине към тримесечно, полугодишно или дори годишно закриване.
Стъпки за публикуване на дневника на заключителните записи
- Приключване на приходите и разходите: Включва прехвърляне на салдата за целия счетоводен период от сметка за приходи и сметка в сметка за обобщение на приходите
- Резюме на крайния доход : Преместване на нетния доход или нетна загуба от сметката на обобщените доходи в сметката за неразпределена печалба на баланса
- Затваряне на дивиденти: Ако е имало изплащане на дивидент, прехвърлянето на салдото от сметката за дивиденти към сметката за неразпределена печалба
Пример за затваряне на записи в дневника
За да го разгледаме по-практично, нека вземем примера на списанието за заключителни записи на малка производствена компания ABC Ltd, която ще годишно приключване на книгите:
Да приемем, че ABC Ltd. е спечелило 1,00,00 000 йени от приходи от продажби през 2018 г., така че сметката за приходи е кредитирана през цялата година. Сега в края на годината той трябва да бъде занулен, като го дебитира и кредитира сметката за обобщена информация за доходите.
Да приемем също така, че ABC Ltd е направило разходи в размер на 45,00 000 ₹ по отношение на закупуването на суровини, закупуване на машини, заплата, изплатена на служителите си и т.н. през отчетната 2018 година.
Всички тези примери за затваряне на списания са дебитирани в разходната сметка. Сега в края на счетоводната 2018 година сметката за разходите трябва да бъде кредитирана, за да се изчистят нейните салда, а сметката за обобщена информация за доходите трябва да бъде дебитирана.
Така че за осчетоводяване на заключителните записи в главната книга салдата от сметката за приходи и разходи ще бъдат преместени в сметката за обобщена информация за доходите. Сметката за обобщена информация за дохода също е временна сметка, която току-що се използва в края на счетоводния период, за да премине дневника на заключителните записи. Никъде не се съобщава.
Нетното салдо по сметката на обобщените приходи ще бъде нетна печалба или нетна загуба, направена през периода.
В горния случай има нетен кредит в размер на 55,00 000 ₹ или печалба, която след това ще бъде преместена в сметката за неразпределена печалба чрез дебитиране на сметката за обобщена информация за доходите. Счетоводното предположение тук е, че всяка печалба, спечелена през периода, трябва да бъде запазена за използване в бъдещи инвестиции на компанията.
Тук трябва да се отбележи нещо, че горното затварящо вписване може да бъде предадено дори без да се използва сметката на обобщените доходи. т.е. преместване на салдата директно от сметката за приходи и разходи към сметката за неразпределена печалба. Но използвайки сметката за обобщените доходи, използвана за да се даде ясна представа за резултатите на компанията, когато имаше само ръчно счетоводство. Обикновено, когато счетоводството е автоматизирано или се извършва с помощта на софтуер, тази сметка за междинни доходи не се използва и салдата се прехвърлят директно в сметката за неразпределена печалба. По всеки от начините временните сметки трябва да бъдат нулеви в края на отчетния период.
Връщайки се към нашия първоначален пример, нека предположим, че ABC Ltd също е изплатило дивиденти на стойност 5,00 000 ₹ на своите акционери през отчетната 2018 г., т.е. дивидентната сметка има дебитно салдо от 5,00 000 ₹, което трябва да бъде кредитирано и след това директно дебитиране на сметката за неразпределена печалба. Тъй като сметката за дивиденти не е сметка за отчета за доходите, тя се премества директно в сметката за неразпределена печалба.
В крайна сметка, след като са изпълнили горните стъпки, временното салдо по сметката ще бъде изпразнено, докато ефектът бъде в балансовите сметки.
Видове
По-долу са видовете сегрегация на затварящите записи във временни и постоянни акаунти:
# 1 - Временни акаунти
Записите на временните сметки се използват само за записване и натрупване на счетоводни или финансови транзакции през отчетната година и не отразяват финансовите резултати на компанията. Затова е от съществено значение да се изчистят салдата по временна сметка, така че например приходите и разходите за ABC Ltd. за отчетната 2018 година да бъдат изолирани и да не се смесват с приходи и разходи за 2019 година.
# 2 - Постоянни акаунти
Постоянните записи в сметката показват дългогодишното финансово състояние на компанията. Необходимо е да прехвърлите салдата по тази сметка, тъй като тя отчита подходящото съобразяване на активи или пасиви за бъдещо използване, например, Да предположим, че ABC Ltd. е направило разходи за закупуване на машини, които да се използват за производство, ще бъде използвани в бъдещите години, а не само в счетоводната година, в която е записана, така че трябва да бъде преместена в сметката на баланса от временната сметка.
Така че, ако дневникът на заключителните записи не е публикуван, тогава ще има неправилно отчитане на финансовите отчети. И липсата на точно изображение на промяна в неразпределената печалба може да заблуди инвеститорите относно финансовото състояние на компанията.
Следователно има силни счетоводни регламенти и политики, които ограничават публичните компании да котират определени вратички, докато изготвят своите финансови отчети. Освен указанията, има строги правила за одит, за да се защити и осигури целостта на отчитаните номера за всеки счетоводен период. Наличието на сметка за обобщена информация за междинния доход се оказва полезно за счетоводителя тук, тъй като предоставя следа от счетоводни заключителни записи за всяка финансова транзакция.