Счетоводният контрол е процедурите и методите, които се прилагат от предприятието за осигуряване, валидност и точност на финансовите отчети, но тези счетоводни контроли се прилагат за спазване и като гаранция за дружеството и за неспазване на законите, правилата и наредбите.
Какво представлява счетоводният контрол?
Счетоводните контроли са мерките и контролите, приети от организация, които водят до повишена ефективност и съответствие в цялата организация и гарантират, че финансовите отчети са точни, когато се представят на одитори, банкери, инвеститори и други заинтересовани страни.
В рамките на организацията се прилагат различни видове контрол. Освен това няма директна политика за контрол, която да се прилага за всяка организация. Прилагането на контролите за всяка организация е проектирано и внедрено в съответствие с нейните нужди, вид бизнес, стремежи, цели и други насоки.
Видове счетоводни контроли
Има три основни категории счетоводен вътрешен контрол.
# 1 - Детективски контроли
Както подсказва името, тези контроли са наличните контроли за откриване на всякакви несъответствия и отклонения от съществуващите политики. Той също така служи за целта на проверката на целостта.
Например - изненадваща проверка на действителното салдо в брой с касиер и салдо в брой по сметки ще гарантира дали касиерът си върши работата точно или не. Той може също да отразява всяка грешка в осчетоводяването на счетоводството. В компютъризирана среда, където номерата са огромни по обем и обработката на сметки от край до край се извършва от системата, в тези случаи може да поискаме да поставим тестова фактура и да я проследим до финализирането на сметките, за да видим дали дава желания резултат и е в съответствие с разпоредбите.
По същия начин сравняването на действителния физически запас в склада и затварящия запас според книгите ще покаже дали има проблем в обработката на инвентара, евентуална грабеж или нормална загуба. Също така, проверката дали всички активи, които се появяват в книгите, са физически налични, гарантира безопасността на активите.
Сега като примери разбрахме, че детективските контроли се прилагат нередовно и са по-скоро от одиторски характер за идентифициране на грешки или несъответствия.
# 2 - Превантивни контроли
Контролът се прилага ежедневно в организацията, за да се предотвратят грешките или несъответствията, които се случват на първо място. Можем да кажем, че това са правилата, които всеки в организацията трябва да спазва в ежедневната си работа.
Например - в счетоводна среда, когато човек резервира фактура, тя отива при друго лице за партньорска проверка и одобрение. След като фактурата бъде осчетоводена, плащането се извършва от друг екип. Това се нарича разделяне на задълженията и гарантира, че всеки ден един човек няма контрол върху резервацията и плащането на фактури.
Ротацията на длъжността е класически пример за превантивен контрол. В голяма организация или на критично място персоналът се прехвърля редовно, за да се гарантира, че някое лице няма достъп до никакви данни или активи за продължителен период, което гарантира, че лицето не се замесва в кражби или незаконно дейности.
В компютърна среда архивирането на данни ежедневно в облака също е превантивен контрол, за да се избегне загуба на данни.
# 3 - Коригиращи контроли
Това са контролите, които идват да спасят, когато превантивните и детективните контроли не успяват да избегнат грешка. В счетоводна среда публикуването на корекция или коригиране е пример за коригиращ контрол. След като книгите бъдат затворени след финансовата година и одиторите открият проблем, който трябва да бъде решен. Повторното отваряне на финансовите годишници и извършването на корекции, поискани от одитор, също е част от корективния контрол.
Например - Докато публикува запис в дневник, счетоводителят е дебитирал г-н Том вместо г-н Робърт за $ 500. В този случай пробният баланс все още се съгласява и по-късно при проверка на счетоводните книги тази грешка е идентифицирана. Поправката тук трябва да дебитира г-н Робърт и кредит г-н Том, всеки с по 500 долара. Това се нарича коригиращ контрол.
Примери за вътрешен контрол на счетоводството
По-долу са дадени примери за счетоводен контрол.
- Разделяне на задълженията - обработващият и одобряващият трябва да са двама различни души.
- Независим потребителски идентификатор и пароли трябва да бъдат предоставени на всички служители.
- Трябва да се извърши физическа проверка на инвентара и активите.
- Трябва да се извърши съгласуване на банките и други пробни баланси.
- Трябва да се изготвят документи за стандартна оперативна процедура по отношение на процеса.
- Изненадваща проверка на дребни пари и салда в касовата книга.
Предимства на счетоводния вътрешен контрол
По-долу са дадени някои от предимствата на счетоводния контрол.
- Дневникът на действията идентифицира лицето, отговорно за всяка грешка.
- Точност на финансовите отчети и прилагането на средства
- Ефективно използване на ресурсите по предназначение
- Полезно при улесняване на одита
- Силна основа за по-значителен растеж
- Идентифициране и отстраняване на всяко установено несъответствие
- Спестяване на разходи и ресурси
Недостатъци на счетоводния вътрешен контрол
По-долу са дадени някои от недостатъците на счетоводния контрол.
- Понякога дразнещо и отнемащо време за служителите
- Високите разходи за поддържане на контрол и стандарти
- Прекалено зависим за финансови отчети и одит
- Дублиране на работа
Основни точки за отбелязване относно промяната в счетоводния контрол
- Всяка промяна в единия процес влияе върху другия.
- Промяната не трябва да се прави в средата на счетоводен период, тъй като това ще повлияе на потока на транзакциите.
- Всички промени трябва да бъдат информирани за одиторите.
- Всяка промяна също трябва да се документира и да се комуникира добре с всички заинтересовани страни.
- Тя трябва да бъде рентабилна.
Заключение
Вътрешният контрол на счетоводството не е скорошно развитие, той съществува от дълго време. Най-същественото предимство на счетоводния контрол е, че той възвръща вярата на широката общественост в публичните дружества, регистрирани на борсата. След скандалите с висока стойност в САЩ от компании като Tyco и Enron разтърси доверието на широката общественост в счетоводната система.
SOX е известен още като Закона на Сарбейнс-Оксли, приет от Конгреса на САЩ, за да защити заинтересованите страни от всякакви корпоративни счетоводни скандали. Това също прави принуда за организациите да следват корпоративните указания за оповестяване и други изисквания. Въпросът тук е, че счетоводните контроли в днешно време са интегрирана част от всяка организация, без която счетоводната система е като автомобил без спирачки и никой не иска да се вози в такава кола. Затова е наложително всяка организация, която се стреми да расте по-голяма и по-добра, да има стабилен счетоводен контрол.